Universität Mozarteum |
|
Diese Online-Hilfe behandelt die Verwaltung von Terminen im Bereich Veranstaltungen und Weiterbildungsveranstaltungen.
Für die Terminverwaltung in anderen Bereichen, wie der Lehre, sowie für die Verwaltung der Termine im persönlichen Terminkalender und sogenannter "freier Termine" (= "Sachbearbeitertermine" und "Organisationstermine") durch berechtigte Personen siehe die jeweilige Online-Hilfe.Berechtigte Bedienstete (Sachbearbeiter/innen) können in der Terminverwaltung der jeweiligen Bereiche
Über das verlinkte Datum des jeweiligen Termins in der Terminliste gelangen Sie in das Detailfenster des Einzeltermins, wo Sie den Termin bearbeiten können.
Über den Link 'S' in der Spalte "Serie" in der Terminliste können Sie die Definition der Terminserie (Fenster "Terminserie“) einsehen, der der jeweilige Einzeltermin angehört, und bearbeiten. Beachten Sie, dass die mit 'S' gekennzeichneten Termine jeweils unterschiedlichen Serien angehören können. Welche Termine zur aufgerufenen Serie gehören, sehen Sie im Fenster "Terminserie", im Bereich "Termine der Serie".
Sie können die Terminliste nach verschiedenen Kriterien (Datum, Ort, Termintyp etc.) sortieren und filtern. Verwenden Sie dazu die Icons in der Kopfzeile der Tabelle. Je nach Veranstaltungsart (Organisations-, Veranstaltungs-, Weiterbildungstermin etc.) werden in den Listen unterschiedliche Kritierien angezeigt.
Achtung! Terminlisten können vorgefiltert sein, sodass beim Öffnen der Liste nur eine eingeschränkte Anzahl der bestehenden Termine oder auch eine leere Liste angezeigt wird. Zum Beispiel sind beim Öffnen der Organisationsterminliste standardmäßig der Datumsfilter und der Termintypfilter aktiviert, sodass nur veröffentlichte, zukünftige Organisationstermine, beginnend mit dem aktuellen Datum, angezeigt werden. Um auch vergangene Organisationstermine anzuzeigen, müssen Sie den Filter ausschalten:
Terminliste filtern : Klicken Sie auf das Filter-Icon in der gewünschten Tabellenspalte. Ein Fenster zum Einstellen des Filters öffnet sich, in dem Sie abhängig von der Spalte (Betreff, Ansprechpartner, Ort etc.) ein Filterkriterium auswählen (z.B. bestimmter Ort) oder Begriffe zum Filtern eintragen können (z.B. Ansprechpartner "Max Muster"). Sie können die Filterkriterien mehrerer Spalten, z.B. Betreff, Datum und Ort, miteinander kombinieren. Ein gelbes Icon ( ) kennzeichnet einen aktiven Filter. Mit "Filter aufheben" im Filtereinstellungsfenster deaktivieren Sie den Filter wieder. Standardmäßig ist die Liste nach Datum und Termintyp "veröffentlicht" gefiltert.
Terminliste sortieren : Klicken Sie auf das Icon, um die Liste nach einem bestimmten Sortierkriterium auf- oder absteigend zu sortieren. Ein gelbes Icon ( ) kennzeichnet das aktuell gewählte Sortierkriterium. Standardmäßig (Voreinstellung) ist die Liste chronologisch nach dem Datum sortiert.
Bedeutung der Spalten und Filtermöglichkeiten (Spalten variieren je nach Veranstaltungsart):
Spalte | Bedeutung / Filtermöglichkeit |
Betreff | Der beim Erstellen des Termins eingegebene, frei wählbare Betreff wird angezeigt. Um nach einem bestimmten Begriff zu filtern öffnen Sie das Filtereinstellungsfenster und geben Sie den gewünschten Betreff ein. |
Ansprechpartner | Der beim Erstellen des Termins eingegebene, frei wählbare Name des Ansprechpartners wird angezeigt. Mit dem Filter können Sie die Liste auf Termine mit einem bestimmten Ansprechpartner einschränken. |
Tag | Wochentag, an dem der konkrete Termin stattfindet. |
Datum | Tag, an dem der Termin stattfindet. Mit dem Filter können Sie die Anzeige auf einen bestimmten Zeitraum und somit auf aktuelle und zukünftige oder Termine aus vergangenen Monaten einschränken. Der Filter kann voreingestellt sein und standardmäßig nur die aktuellen (aktuelles Datum) und zukünftigen Termine anzeigen. Das verlinkte Datum führt zur Detailansicht des Termins. |
von, bis | Uhrzeit des Beginns und des Endes des Termins. |
Ort | Raum, in dem der Termin stattfindet. Der Link auf der Raumnummer führt zum Terminkalender des Raumes. Mit dem Filter können Sie die Liste auf Termine an einem bestimmten Ort einschränken. |
Termintyp | Mit den Filteroptionen "veröffentlicht", "gelöscht/abgelehnt" und "alle" können Sie die Terminliste einschränken und entscheiden, ob alle, nur veröffentlichte (geplante, fixe und abgesagte Termine, die öffentlich sichtbar sind, z.B. für Studierende) oder nur gelöschte und abgelehnte Termine angezeigt werden.
Anzeige "geplant", wenn es sich um einen geplanten, aber vom/von der jeweiligen Sachbearbeiter/in noch nicht bestätigten Termin handelt; "fix", wenn es sich um einen bereits feststehenden Termin handelt. Geplante Termine sind mit kursivem Schriftstil gekennzeichnet.
Hinweis: Für nähere Informationen zu den Termintypen siehe die Online-Hilfe zum Thema "Grundlegendes zum Ressourcen- und Terminmanagement in
|
Ereignis | Ereignistyp des Termins. Dieser beschreibt den Zweck des Termins (z.B. "Abhaltung", "Vorbereitung", "Nachbereitung"). Welche Typen in MOZonline verwendet werden, hängt von den zentralen Einstellungen ab. |
Publikum (optional, nur bei Organisationsterminen) | Verwendung und Bezeichnung der Spalte ist optional. Die Anzeige kann universitäts-/ hochschulspezifisch unterschiedlich verwendet und bezeichnet sein. Wenn die Option in |
Anmerkung | Informationen beliebiger Art zum Termin, die öffentlich (= allen Benutzer/innen) angezeigt werden. |
interne Bemerkung | Information zum Termin, die nur für Personen mit Bearbeitungsrechten sichtbar ist (z.B. Information an den/die Sachbearbeiter/in des Raums) |
Serie | Termine, die Teil einer Terminserie sind, sind durch ein verlinktes "S" gekennzeichnet. Durch Klick auf das "S" gelangen Sie direkt in die Bearbeitungssicht der Terminserie. |
Sie können Termine auch direkt in der Terminliste absagen oder löschen. Haken Sie dafür die jeweiligen Termine an (bei Terminserien können Sie auch einzelne Termine markieren) und klicken Sie auf die Schaltfläche "Absagen" oder "Löschen".
Für das Erstellen von Einzelterminen und Terminserien steht eine komfortable Funktionalität zur Verfügung: Über den Link 'Suche freie Räume' im Navigationsbereich können Sie vorab nach freien Räumen im gewünschten Zeitraum suchen und diese mit einem Klick in die Terminerstellungsmaske übernehmen. Beim Betätigen des Links werden alle in den Bereichen "Ort", "Uhrzeit" und "Datum" von Ihnen eingegebenen Daten in die Suchmaske übernommen (siehe Abschnitt "Suche nach freien Ressourcen").
Hinweis: Zu einzelnen Feldern sind Informationen hinterlegt, die durch Bewegen des Mauszeigers über die blauen Info-Icons angezeigt werden.
Attribut | Zeile | Bedeutung |
Titel/Betreff | In diesem Feld wird der Titel der Veranstaltung angezeigt.
Der verlinkte Titel führt zur Detailansicht der Veranstaltung. Bei Organisationsterminen wird in diesem Feld der Betreff des Termins eingegeben. Der Betreff wird in der Terminliste angezeigt. Im Terminkalender des Raumes wird als Titel des jeweiligen Organisationstermins die Organisation angezeigt, und im Tooltip der zugehörige Betreff. |
|
Ansprechpartner | Bei Organisationsterminen kann hier ein/e Ansprechpartner/in für Rückfragen angegeben werden. | |
Ereignis |
|
Kennzeichnet den Ereignistyp des Termins (Zweck des Termins). Für Veranstaltungen und Weiterbildungskurse werden defaultmäßig die Ereignistypen "Abhaltung", "Nachbereitung" und "Vorbereitung" angeboten. Die Typen "Vorbereitung" und "Nachbereitung" dienen nur der Raumreservierung für organisatorische Vor- und Nacharbeiten und werden in öffentlichen Ansichten (für Studierende und anonyme Benutzer/innen) nicht angezeigt. Die tatsächlich angebotenen Ereignistypen hängen von zentralen Einstellungen an Ihrer Universität/Hochschule ab. |
Ort | Schnellsuche | In diesem Feld können Sie durch Eingabe des Raumcodes, der Architekten-Raumnummer oder der Zusatzbezeichnung sowie Teilen davon nach Räumen bzw. externen Orten und Organisationen suchen.
Hinweise zur Suche: Verwenden Sie keine Platzhalter, wenn Sie nach Teilen der Raumbezeichnung suchen. Bei der Suche nach universitäts-/hochschuleigenen Räumen wird der Suchtext in allen Bereichen gesucht, nicht nur im gewählten Filter. Wenn der Suchtext exakt mit einem Raumcode übereinstimmt, wird dieser gewählt; anderenfalls wird auch in den übrigen Feldern gesucht. Ergibt die Schnellsuche ein eindeutiges Ergebnis, wird dieses automatisch in das Feld "Auswahl“ übernommen. Werden mehrere Möglichkeiten gefunden, öffnet sich ein Fenster, in dem die Suchergebnisse aufgelistet sind. Wählen Sie aus den Suchergebnissen den gewünschten Ort aus, indem Sie auf die Schaltfläche links in der Zeile klicken. Der Raum bzw. Ort wird dann in das Feld "Auswahl" übernommen. |
Filter | Über den Filter schränken Sie die Auswahl der Räume und Orte in der Liste darunter ein. Die beiden Listen und die Liste der Berechtigungsprofile sind logisch durch UND verknüpft. Die gewählten Einträge bestimmen somit auch die zur Auswahl stehenden Berechtigungsprofile. Die Einträge im Filter sind nach Raumtyp und Gebäudebereich sortiert. Es gibt die Möglichkeit, die Auswahl auf "Räume der eigenen Organisation" sowie auf externe Orte und externe Organisationen zu beschränken. Scheint der gewünschte externe Ort bzw. Organisation nicht in der Auswahl auf, können Sie ihn über die Suche auswählen und aktivieren. Sachbearbeiter/innen sehen zusätzlich den Eintrag "von mir verwaltete Räume". Wurde schon eine Raumauswahl über die Schnellsuche getroffen, wird der Filter "eigene Auswahl" angezeigt. Hinweis: Ist als Filter ein Raumtyp ausgewählt, wird bei der Schnellsuche auch in den jeweils anderen Raumtypen gesucht; bei Auswahl von "externen Organisationen" und "externen Orten" wird nur in diesen gesucht. Die Listeneinträge im Filter hängen von zentralen Einstellungen an Ihrer Universität/Hochschule ab. |
|
Auswahl | In diesem Feld werden die gefilterten Räume bzw. Orte angezeigt. | |
Berechtigungsprofil | Hier legen Sie fest, mit welchem Berechtigungsprofil der Raum gebucht werden soll. Die Auswahl der zur Verfügung stehenden Berechtigungsprofile hängt von folgenden Kriterien ab:
Beachten Sie, dass durch die Art des Berechtigungsprofils - Antrag, Buchen oder Sachbearbeiter - der Ablauf der Terminbuchung bestimmt wird:
Angaben zum gewählten Berechtigungsprofil erhalten Sie unter "Details". |
|
Details | Über die Symbole im Bereich "Details“ können Sie detaillierte Angaben zum gewählten Berechtigungsprofil und zum gewählten Raum aufrufen. Gegebenenfalls werden hier auch der/die Sachbearbeiter/in des Raumes sowie, wenn erfasst, die verfügbaren Sitzplätze und Benutzungshinweise für den Raum angezeigt.
: Link zum Terminkalender des gewählten Raumes. Hier sehen Sie eine Übersicht der Termine im jeweiligen Raum.
: Link zum Lageplan (Stockwerksansicht) des Raumes. Hier sehen Sie die Position des Raumes im Stockwerk. Über den blauen Raumpunkt gelangen Sie in das Detailfenster des Raumes. : Link zur Detailansicht des Raumes. |
|
Uhrzeit | Beginn- und Endezeit des Termins. Durch Klick auf das Feld "von" oder "bis" erhalten Sie eine Auswahlliste, in der Sie die gewünschte Uhrzeit wählen können. Alternativ dazu können Sie die Uhrzeit auch manuell eingeben; ein systeminterner Algorithmus gibt dann die nächstliegende Uhrzeit vor (wenn Sie z.B. "830" eingeben, wird automatisch 08:30 Uhr eingetragen). | |
Datum | Serientyp | Wählen Sie aus, ob es sich beim Termin um einen Einzeltermin oder um eine (tägliche oder wöchentliche) Terminserie handelt. Je nach gewähltem Serientyp werden zusätzliche Attribute eingeblendet: |
Einzeltermin | am: Wählen Sie das Datum des Termins aus. | |
täglich/wchentlich (Terminserie) | Serienbeginn/Serienende:
Ende nach [x] Terminen: Geben Sie hier eine Zahl zwischen 1 und 99 an, um die Anzahl der Termine der Serie zu bestimmen. Ende am [y]: Alternativ dazu können Sie auch das Enddatum der täglichen oder wöchentlichen Serie angeben. Es wird dann bis zum angegebenen Enddatum jeden Tag/jede Woche ein Termin erstellt. Frequenz: Alle [x] Tage: Das Attribut wird bei Auswahl "tägliche Terminserie" eingeblendet. Erfassen Sie den Wert "1" für tägliche Abhaltungen bzw. den Wert "2", wenn der Termin nur jeden zweiten Tag eingetragen werden soll, z.B. montags und mittwochs, freitags und montags, usw. Alle [x] Wochen am [y]: Bei wöchentlich abgehaltenen Terminen erfassen Sie den Wert "1", bei zweiwöchigen (Abhaltung jede zweite Woche) "2", usw. und wählen dann den Wochentag. |
|
LV-frei | Wählen Sie, ob Termine auch an LV-freien Tagen erstellt werden sollen.
Ferien und Feiertage werden von zentraler Stelle im System erfasst. Welche Wochentage (Samstag, Sonntag) als LV-frei angesehen werden, hängt von zentralen Einstellungen an Ihrer Universität/Hochschule ab. |
|
Anmerkung | Sie können hier eine beliebige Anmerkung zum Termin eingeben. Die Anmerkung wird in öffentlichen Sichten angezeigt (z.B. auch - je nach Einstellung - im persönlichen Terminkalender). | |
Interne Bemerkung | Hier können Sie eine interne Bemerkung hinterlegen, die nur für berechtigte Personen (z.B. Sachbearbeiter/innen) angezeigt wird. |
Speichern Sie Ihre Eingaben im System, indem Sie sie mit der Schaltfläche "Speichern" oder "Speichern und Schließen" bestätigen. Der Termin wird dann in der Terminliste angezeigt.
Ob ein Termin als feststehender Termin oder als Wunschtermin eingetragen wird, sehen Sie in der Spalte "Termintyp" und indem Sie in der Terminliste über die verlinkte Raumnummer (Spalte "Ort") in den Raum-Terminkalender wechseln:
Über den Navigationslink 'Info zu Emailbenachrichtigung' im Fenster "Termine" können Sachbearbeiter/innen und Lehrende mit der Berechtigung für die Terminverwaltung einsehen, bei welchen Ereignissen (z.B. Terminerstellung, Terminabsagen u.ä.) welche Personengruppen (Vortragende, Sachbearbeiter/innen und Teilnehmer/innen) automatisch benachrichtigt werden.